Freelancer? So machen Sie Ihre Steuererklärung stressfrei

Wer in Österreich als Freelancer oder Selbstständiger tätig ist, kennt das Problem: Rechnungen schreiben, Kunden betreuen, Aufträge abwickeln – und dann auch noch die Steuererklärung. Viele verschieben das Thema bis zur letzten Minute. Doch mit einer guten Vorbereitung wird die Steuererklärung nicht zur Belastung, sondern zur Routine.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Ihre Steuererklärung stressfrei vorbereiten, abgeben und dabei keine wichtigen Absetzbeträge übersehen – speziell zugeschnitten auf österreichische Freelancer.

Muss ich als Freelancer in Österreich eine Steuererklärung machen?

Ja. Wer in Österreich selbstständig tätig ist – egal ob als Einzelunternehmer, über die Kleinunternehmerregelung oder mit Gewerbeschein – ist grundsätzlich verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Dabei handelt es sich um eine gesetzliche Pflicht, die sowohl Einnahmen als auch Ausgaben dokumentiert und dem Finanzamt offenlegt, wie hoch Ihr Gewinn im abgelaufenen Kalenderjahr war.

Die Frist für die Abgabe ist in der Regel der 30. April des Folgejahres bei Abgabe in Papierform bzw. 30. Juni, wenn Sie die Steuererklärung elektronisch über FinanzOnline einreichen. Bei Vertretung durch eine Steuerberatung verlängert sich die Frist oft sogar bis März des übernächsten Jahres.

Hinweis: Auch wenn Sie unter dem jährlichen Steuerfreibetrag liegen (11.693 Euro im Jahr 2024), kann eine freiwillige Abgabe sinnvoll sein – etwa um Vorsteuerbeträge zurückzuholen, um Verluste vorzutragen oder um eine Rückzahlung bereits gezahlter Vorauszahlungen zu beantragen. Es kann sich auch lohnen, um frühzeitig eine korrekte Beitragsgrundlage für die SVS zu ermitteln.

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung?

Freelancer, die einen Umsatz von unter 35.000 Euro pro Jahr (netto) erwirtschaften, können in Österreich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Diese Regelung richtet sich an kleinere Selbstständige, die sich von den bürokratischen Anforderungen der Umsatzsteuer befreien möchten.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Sie müssen keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen
• Im Gegenzug dürfen Sie keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen
• Ihre Steuererklärung fällt in der Regel einfacher aus, da Sie keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben müssen

Diese Regelung eignet sich besonders für Einsteiger, Teilzeit-Selbstständige, Studierende, Pensionisten oder kreative Berufe mit schwankendem Einkommen. Es ermöglicht einen unkomplizierten Start in die Selbstständigkeit, ohne sofort steuerlich komplexe Prozesse auf sich zu nehmen.

Achtung: Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz innerhalb eines Kalenderjahres – inklusive aller Nebentätigkeiten und Einkünfte. Wenn die Grenze überschritten wird, fällt rückwirkend Umsatzsteuerpflicht an.

Einzelunternehmen, EPU oder GmbH? Was Freelancer wissen sollten

Die meisten Freelancer in Österreich starten als Einzelunternehmer oder Ein-Personen-Unternehmen (EPU). Diese Rechtsform bietet einen unkomplizierten Einstieg in die Selbstständigkeit mit vergleichsweise geringen administrativen Anforderungen.

Vorteile eines Einzelunternehmens oder EPUs:

• Schnelle und günstige Gründung ohne Mindestkapital
• Einfache Buchführung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)
• Keine doppelte Buchhaltung erforderlich
• Geringe laufende Kosten

Nachteile:

• Unbeschränkte persönliche Haftung, auch mit dem Privatvermögen
• Eingeschränkter Zugang zu Finanzierungen
• Eingeschränkte Wachstums- und Investitionsmöglichkeiten

Eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) kann sich lohnen, wenn das Unternehmen wächst, neue Mitarbeiter aufgenommen werden oder größere Investitionen geplant sind. Ab einem Jahresgewinn von etwa 80.000 bis 100.000 Euro wird die GmbH steuerlich oft attraktiver, da der Körperschaftsteuersatz bei 24 % liegt und keine SVS-Beiträge auf Gewinne zu entrichten sind.

Allerdings erfordert die Gründung einer GmbH ein Stammkapital von mindestens 35.000 Euro, wovon 17.500 Euro bei der Gründung einbezahlt werden müssen. Auch die laufende Verwaltung (Bilanzierung, Notar, Firmenbuch) ist aufwendiger und kostspieliger.

Vorbereitung ist alles: Wichtige Unterlagen und Tools

Diese Dokumente sollten Sie bereithalten:

• Alle Ausgangsrechnungen (Einnahmen)
• Eingangsrechnungen (Betriebsausgaben)
• Kontoauszüge
• Belege für Versicherungen, Telefon, Internet, Miete
• Fahrtenbuch oder Kilometernachweise bei beruflich genutztem Auto
• Sozialversicherungsnachweise (SVS)

Nutzen Sie am besten ein Buchhaltungstool wie Debitoor, lexoffice, oder die österreichische Lösung freefinance.at, um Ihre Einnahmen und Ausgaben laufend zu erfassen.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung einfach erklärt

Freelancer mit weniger als 700.000 Euro Jahresumsatz dürfen die sogenannte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzen – eine einfache Form der Gewinnermittlung. Hierbei zählen nur jene Beträge, die im Kalenderjahr tatsächlich geflossen sind („Zufluss-Abfluss-Prinzip“).

Beispiel: Wenn Sie im Dezember 2024 eine Rechnung stellen, das Geld aber erst im Januar 2025 erhalten, zählt der Betrag in die Steuererklärung 2025.

Betriebsausgaben: Was Sie absetzen dürfen

Diese Kosten erkennt das Finanzamt in der Regel an:

• Arbeitsmittel: Laptop, Software, Büroausstattung
• Mietkosten, anteilige Strom- und Heizkosten (bei Homeoffice)
• Telefon und Internet
• Fachliteratur, Weiterbildungen, Seminare
• Reisekosten (z. B. Hotel, Bahnfahrt, Verpflegung)
• Marketing: Website, Anzeigen, Grafiken, Visitenkarten
• SVS-Beiträge (Sozialversicherung)

Tipp: Bewahren Sie alle Belege mindestens sieben Jahre auf. Auch digitale Kopien sind zulässig, solange sie lesbar und nachvollziehbar sind.

FinanzOnline nutzen – schnell, sicher, digital

In Österreich erfolgt die Steuererklärung am besten über das Portal FinanzOnline. Die Registrierung ist kostenlos und dauert nur wenige Tage. Hier können Sie Ihre Daten eingeben, Belege hochladen und direkt mit dem Finanzamt kommunizieren.

Ein großer Vorteil: Viele Felder sind bereits vorausgefüllt. Sie müssen nur Ihre Einnahmen, Ausgaben und den Gewinn erfassen. Nach dem Absenden erhalten Sie den Steuerbescheid meist innerhalb weniger Wochen.

Häufige Fehler bei der Steuer vermeiden

• Fehlende oder fehlerhafte Belege
• Private Ausgaben als Betriebsausgaben angeben
• Einnahmen vergessen oder doppelt buchen
• Fristen übersehen (z. B. 30. April oder 30. Juni)

Tipp: Wer unsicher ist, sollte einen Steuerberaterin oder einen **Bilanzbuchhalterin** zu Rate ziehen – besonders beim ersten Mal. In vielen Fällen zahlt sich das langfristig aus.

Steuervorteile nutzen – diese Möglichkeiten gibt es

Freibeträge und Absetzbeträge im Überblick:

• Werbungskostenpauschale
• Gewinnfreibetrag ab 30.000 €
• Sonderausgaben: freiwillige Versicherungen, Kirchenbeitrag
• Pendlerpauschale (wenn relevant)
• Homeoffice-Pauschale (pauschal 3 €/Tag bis max. 300 € im Jahr)

Auch Investitionen über 800 Euro können über mehrere Jahre abgeschrieben werden – hier spricht man von Absetzung für Abnutzung (AfA).

Checkliste für die nächste Steuererklärung

• Einnahmen und Ausgaben übersichtlich dokumentieren
• Belege digitalisieren und sicher speichern
• Steuerliche Freibeträge und Pauschalen prüfen
• Kontobewegungen mit Buchhaltung abgleichen
• Steuerfristen in den Kalender eintragen
• FinanzOnline-Zugang prüfen oder beantragen
• Bei Bedarf: Beratung in Anspruch nehmen

FAQ: Häufige Fragen von Freelancern

Wie oft muss ich als Freelancer eine Steuererklärung machen?

Als Freelancer in Österreich müssen Sie einmal jährlich eine Einkommensteuererklärung abgeben. Die Frist dafür ist in der Regel der 30. April, wenn Sie die Erklärung in Papierform einreichen, und der 30. Juni, wenn Sie sie über FinanzOnline elektronisch übermitteln. Bei Nutzung einer Steuerberatung gelten verlängerte Fristen – oft bis März des übernächsten Jahres. Wichtig: Auch bei geringem Einkommen oder Verlusten kann eine Abgabe sinnvoll sein, z. B. zur Festsetzung der SVS-Beitragsgrundlage.

Kann ich als Freelancer auch ohne Steuerberater arbeiten?

Ja, viele Freelancer erledigen ihre Steuererklärung eigenständig – besonders bei einfachen Einnahmen-Ausgaben-Konstellationen. Mithilfe von FinanzOnline und Buchhaltungssoftware wie Debitoor oder FreeFinance ist dies machbar. Dennoch kann es in komplexeren Fällen, bei Investitionen, Nebeneinkünften oder Unsicherheiten sinnvoll sein, einen Steuerberaterin zu konsultieren. Ein Profi erkennt oft mehr Sparpotenzial und hilft, Fehler zu vermeiden, die später teuer werden könnten.

Was passiert, wenn ich die Steuererklärung zu spät abgebe?

Wird die Steuererklärung nicht fristgerecht eingereicht, kann das Versäumniszuschläge und Mahngebühren zur Folge haben. Diese können sich summieren, besonders wenn bereits Vorauszahlungen geleistet wurden und das Finanzamt auf den endgültigen Bescheid wartet. Wer mehr Zeit benötigt, kann über FinanzOnline eine Fristverlängerung beantragen – in vielen Fällen wird diese gewährt, wenn ein triftiger Grund vorliegt.

Was kann ich bei schwankendem Einkommen tun?

Viele Freelancer haben unregelmäßige Einnahmen, etwa durch Projektarbeit oder saisonale Schwankungen. In diesem Fall lohnt es sich, den Gewinnfreibetrag zu nutzen und steuerlich zu planen. Auch das Einrichten von vierteljährlichen Vorauszahlungen beim Finanzamt kann helfen, hohe Nachzahlungen am Jahresende zu vermeiden. Wer mit der SVS in Kontakt steht, kann auch dort um Anpassung der Beitragsgrundlage bitten, um Liquidität zu sichern.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Alle steuerlich relevanten Belege – wie Rechnungen, Quittungen, Verträge und Buchungsunterlagen – müssen in Österreich mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für physische Dokumente als auch für digitale Scans. Wichtig ist, dass die Belege bei einer Prüfung durch das Finanzamt vollständig lesbar und nachvollziehbar sind. Eine ordentliche Ablage (z. B. nach Monaten oder Kostenkategorien) spart im Ernstfall viel Zeit und Stress.

Fazit: Gut vorbereitet spart Zeit, Geld und Nerven

Mit einer klaren Struktur, digitalen Tools und etwas Disziplin wird die Steuererklärung als Freelancer in Österreich zur Routine. Wer Belege ordentlich sammelt, Ausgaben dokumentiert und sich rechtzeitig um die Abgabe kümmert, profitiert von Rückzahlungen und vermeidet böse Überraschungen.